กทม. กับ การจัดการ IT ตอน 2 (บทบาท IT ในฐานะเครื่องมือที่ใช้ทำอะไรเพื่อใครบ้าง)

การที่กรุงเทพมหานครมีหน่วยงานย่อยๆ หลายหน่วยงาน มีทั้งหน่วยงานระดับอำนวยการ หน่วยงานระดับปฏิบัติ การบริหารจัดการจึงซับซ้อน การจัดลำดับความสำคัญของงาน อาจจะยุ่งยากต่อการบริหารและการบริการ โดยเฉพาะเมื่อต้องบริหารงานภายใต้กฎระเบียบของทางราชการ

ภารกิจหลายอย่างที่เกิดขึ้นมันเป็นไปตามบทบาทหน้าที่ของหน่วยงานที่ควรจะเป็นหรือไม่...เมื่อหน่วยงานที่ควรทำหน้าที่หลักด้านอำนวยการ กลับไปทำงานปฏิบัติการ หน่วยงานที่ควรทำหน้าที่หลักด้านปฏิบัติการกลับทำหน้าที่อำนวยการ…                                                                                                                           

แล้ว...งานอำนวยการ กับงานปฏิบัติ ต่างกันอย่างไร

หน่วยอำนวยการ ตามหลักการแล้วมีหน้าที่หลักด้านการวางแผนกำหนดทิศทาง กำหนดแนวทางการจัดการ การมอบหมาย การประสานงาน การแนะนำ การควบคุมและติดตามประเมินผล ซึ่งหน่วยอำนวยการจะบูรณาการเครื่องมือ แนวความคิดและข้อมูลต่าง ๆ  ที่มีอยู่รอบตัวมาใช้ให้เกิดประโยชน์ กำหนดเป็นแนวทางในการปฏิบัติที่เป็นไปได้และเหมาะสมเกิด ประโยชน์สูงสุด ในขณะที่หน่วยปฏิบัติการจะมีหน้าที่หลักในการนำแนวทาง มาตรฐาน มาตรการที่กำหนดไว้มาวางแผนและนำไปปฏิบัติงานต่อยอด

บทบาท IT ในฐานะเครื่องมือที่ใช้ทำอะไรเพื่อใครบ้าง..ในกทม.

แต่ก่อนที่จะบอกว่าหน่วยงาน IT ใน กทม. ควรบริหารจัดการงานด้าน IT ระดับอำนวยการและระดับปฏิบัติการอย่างไร ควรเข้าใจส่วนที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับ IT ก่อน

จากภาพจะอธิบายความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันระหว่าง 3 ส่วน คือ 1) ส่วนของเนื้อหาสาระ (Content) 2) ส่วนของเครื่องมือ (Tools) 3) ส่วนของผู้ใช้ (Users) เนื้อหาสาระและเครื่องมือ

เนื้อหาสาระ (Content) ก็คือ ข้อมูล (Data) และสารสนเทศ (Information) ที่ใช้ ควบคุม กำกับ สั่งการ ตัดสินใจ ใช้ปฏิบัติงานในขั้นตอนการทำงานในหน่วยงานและบริการประชาชน โดยเนื้อหาสาระ (Content) ดังกล่าวจะเกิดขึ้นจากบทบาทหน้าที่ (Function) ของ กทม. เกิดจากนโยบายของฝ่ายบริหาร (Agenda) และเกิดขึ้นตามความแตกต่างของพื้นที่ (Area) กรุงเทพมหานครซึ่งมีลักษณะทางกายภาพ วัฒนธรรมและสังคมที่แตกต่างกัน

ผู้ใช้ (Users) เนื้อหาสาระและเครื่องมือ สามารถพิจารณาจาก IT ของ กทม.ที่เป็นแค่เครื่องมือ (Tools) สำหรับสร้างผลผลิต (Output) ที่เป็นเนื้อหาสาระ (Content) เพื่อบริการหรือให้ผู้ใช้งาน 3 กลุ่ม คือ กลุ่มผู้บริหาร กทม. ใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับ สั่งการและตัดสินใจ กลุ่มผู้ปฏิบัติ หรือ เจ้าหน้าที่ กทม. ใช้สำหรับปฏิบัติงานในขั้นตอนการทำงานในหน่วยงานหรือใช้ในการบริการ และกลุ่มประชาชน ใช้ในขั้นตอนรับบริการจากหน่วยงาน กทม.

ส่วนของเครื่องมือ (Tools) ในมุมของเทคโนโลยีแล้ว สิ่งที่หน่วยงานด้าน IT ต้องบริหารจัดการจะประกอบด้วยส่วนหลัก คือ

 1.       Information Technology (IT)

2.       Communication Technology (CT)

3.       Information System (IS)

4.       Information Technology Support & Service

 ซึ่งการบริหารจัดการทั้งทาง Physical และ Logical คงต้องเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบด้าน IT ได้แก่ Hardware Software Peopleware Network & Communication Application Information & Data ซึ่งต้องมีรายละเอียดที่จะกล่าวต่อไป

IT เป็นเครื่องมือที่ใช้ทำอะไรเพื่อใครบ้าง

จากที่กล่าวว่า กรุงเทพมหานครใช้ IT เป็นแค่เครื่องมือ (Tools) ที่สร้างผลผลิต (Output) ที่เป็นเนื้อหาสาระ (Content) เพื่อผู้ใช้งาน 3 ส่วนคือ ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติ และ ประชาชน แล้วจริงๆ คนเหล่านี้เป็นใคร มาจากไหนบ้าง

เมื่อพิจารณาว่า หน่วยงานรัฐมีหน้าที่ที่ต้องทำเพื่อให้ผลลัพธ์ตกอยู่ที่ประชาชนแล้ว กรุงเทพมหานครก็เป็นหน่วยงานรัฐที่ต้องทำเพื่อประชาชนเช่นกัน แต่กรุงเทพมหานครมีความซับซ้อนในการบริหารงาน เนื่องจากบุคลากรของกรุงเทพมหานครมีทั้งข้าราชการประจำและข้าราชการการเมือง โดยข้าราชการประจำจะมีปลัดกรุงเทพมหานครเป็นตำแหน่งที่สูงสุด ข้าราชการการเมืองจะมีผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานครซึ่งมาจากการเลือกตั้งของประชาชน

เมื่อ ผว.กทม. เป็นนักการเมืองที่ผ่านขบวนการหาเสียง รับประชามติมาจากประชาชนให้มาทำงานที่ประชาชนต้องการ ในบางครั้งความต้องการของประชาชนที่ให้ ผว.กทม.มาทำ มาแก้ไขไม่ได้อยู่ในอำนาจหน้าที่ของกรุงเทพมหานครโดยตรง เช่น งานด้านสาธารณูปโภค ประปา ไฟฟ้า โทรศัพท์ งานขนส่งมวลชน งานด้านการจราจร เป็นต้น แต่ข้าราชการและลูกจ้างกรุงเทพมหานครซึ่งต้องอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของ ผว.กทม. และต้องทำหน้าที่ตามอำนาจหน้าที่ที่กฎหมายกำหนดไว้ให้ทำพร้อมกันไปด้วยจึงเป็นปัญหา อุปสรรคในการบริหารจัดการเมืองกรุงเทพมหานครอย่างมาก และหากพิจารณาภาพข้างต้นจะพบว่า ข้าราชการกรุงเทพมหานครไม่ใช่เพียงการต้องปฏิบัติหน้าที่ตามที่ ผว.กทม. มีนโยบายและสั่งการเท่านั้น รัฐบาลก็สามารถสั่งการ ผว.กทม. ผ่านรัฐมนตรีกระทรวงมหาดไทยได้โดยตรง ในบางครั้งเมื่อรัฐบาลมีภารกิจพิเศษและ กทม.อยู่ในฐานะหน่วยงานในพื้นที่ ข้าราชการกรุงเทพมหานครก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบได้

ที่กล่าวเช่นนี้เพราะ..เมื่อต้องบริหารจัดการระบบ IT ทั้งด้านการอำนวยการและการปฏิบัติการเพื่อเป็นเครื่องมือการทำงานของ กทม. โดยจำเป็นต้องใช้งานที่ต้องสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับประชาชน ผู้ปฏิบัติทั้งในและนอก กทม. และผู้บริหารที่มีทั้งฝ่ายประจำ ฝ่ายการเมืองทั้งในและนอก กทม. ย่อมจะ...ยุ่งละสิ....